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SystemCERT hat Lösungen erarbeitet, um auch in dem momentanen Ausnahmezustand die Aufrechterhaltung bestehender Zertifikate für unsere Kunden sicherzustellen.

Wir informieren unsere Kunden an dieser Stelle über die dazu vorhandenen Möglichkeiten zu bestehenden Zertifizierungen und bitten um Verständnis, dass die Durchführung von Erstzertifizierungsaudits und Erweiterungen von Zertifikaten derzeit im Allgemeinen nicht möglich sind.

Vor-Ort-Audits – Remote-Audits – Terminverschiebungen?

Schutzmaßnahmen gegen das Coronavirus Distanz pdfUA
Quelle: Bundesministerium Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz

Unter den gegebenen Umständen und aktuellen Beschränkungen der Bewegungsfreiheit durch die Bundesregierung, ist an eine Durchführung von Vor-Ort-Audits vorerst nicht zu denken.

Audits sollten aber, wann immer dies möglich ist, zeitgerecht, wenn auch nicht zwingend in der gewohnten Form, durchgeführt werden. Diese Empfehlung wird auch von der Akkreditierungsstelle (Akkreditierung Austria) gegeben.

Als alternative Methode zu Verschiebungen von Auditterminen bietet sich als Alternative das Remote-Audits an, eine Kombination aus Dokumentenprüfung und Telefon- oder Videokonferenz ohne physische Anwesenheit des Auditors in Ihrem Unternehmen.

Die dazu nötigen Voraussetzungen werden seitens der Zertifizierungsstelle SystemCERT in einer Risikoabschätzung festgelegt und bewertet. Ausschlaggebend ist, ob das geplante Audit unter Anwendung der alternativen Auditmethoden in allen relevanten Aspekten und Themen angemessen und umfassend durchgeführt werden kann.

Kunden mit einem demnächst fälligen Audit, das voraussichtlich nicht wie üblich stattfinden kann, wurden durch SystemCERT dieser Bewertung bereits unterzogen und werden vom jeweiligen Auditor kontaktiert, um die individuellen Möglichkeiten zu besprechen.

Denken Sie daran, dass eine Verschiebung ggf. auch eine Aussetzung der Zertifizierung nach sich ziehen kann, wenn entscheidende Fristen nicht eingehalten werden können. Zudem ist nach Wiederaufnahme des regulären Arbeitslebens in Österreich mit einem großen Andrang auf Audittermine zu rechnen.

Was ist zu berücksichtigen?

SystemCERT führt eine sorgfältige Verifizierung der individuellen Situation und Risikoeinschätzung durch, sowie eine Abklärung mit den jeweiligen Ansprechpersonen der Organisation. Dabei werden das Ausmaß der Auswirkungen der gegenwärtigen Krise sowie das Ausmaß der zu erwartenden Einschränkungen bewertet.

Wir legen gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Vorgangsweise fest. Wir bringen dabei die Anforderungen der Akkreditierung, der zugehörigen Regelwerke und den individuellen Rahmenbedingungen und Möglichkeiten der zertifizierten Kunden in Einklang.

Remote-Audits – Was sollte beachtet werden?

Besteht in zertifizierten Organisationen schon Erfahrung im Umgang mit Videokonferenz-software (zoom, discord, skype,…), so wird diese nach Möglichkeit auch für das externe Audit genutzt. Wenn dies nicht der Fall ist, schließt das die Durchführung eines Remote-Audits nicht aus, solange eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Auditor möglich ist.

Es sollten Möglichkeiten bestehen, Dokumente gleichzeitig mit dem Auditor einsehen zu können. Solange die Datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden, stehen alle Möglichkeiten offen. Für größere Datenmengen steht die Cloud von SystemCERT https://cloud.systemcert.at/login zur Verfügung. Im Einzelfall kann auch eine mobile Kamera eingesetzt werden, um nicht nur Dokumente, sondern auch die relevanten Anlagen und andere für das Audit wesentliche Unternehmensbereiche einsehen zu können.

Die jeweiligen anzuwendenden technischen Lösungen sollten vor dem Audit ausreichend erprobt sein, damit nicht wertvolle Zeit im Rahmen des Audits verloren geht.

Bitte wenden Sie sich mit allen Fragen an Ihre Auditorin/Ihren Auditor oder einen unserer Bereichsleiter.